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El Defensor del Pueblo Europeo investiga reclamaciones presentadas por particulares, empresas y organizaciones en relación con casos de mala administración en las instituciones, órganos y agencias de la Unión Europea. Se produce mala administración cuando una institución o un órgano no actúa de conformidad con la legislación, no respeta los principios de la buena administración o vulnera los derechos humanos.

Pueden considerarse casos de mala administración las irregularidades, la falta de equidad, la discriminación o el abuso de poder, por ejemplo, en la gestión de los fondos de la UE o la ejecución de las políticas de contratación pública o contratación de personal. Ello incluye asimismo la falta de respuesta, la denegación del acceso a la información o la demora innecesaria de este en interés del público. No es necesario que los demandantes se hayan visto afectados por el problema o los problemas que hayan motivado la reclamación.

El Defensor del Pueblo Europeo no puede investigar denuncias dirigidas contra las autoridades nacionales, regionales o locales de los Estados miembros de la UE, aunque tengan relación con temas ligados a la Unión. Las reclamaciones deben presentarse dentro de un plazo de dos años a partir de la fecha en que la persona afectada tuvo conocimiento de los hechos denunciados. El demandante debe haberse dirigido en primer lugar a la institución afectada y haber tratado de resolver el problema con ella. El Defensor del Pueblo Europeo no puede investigar asuntos que se hallen sub judice.

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